Who We Are
Peace is our commitment. The United States Institute of Peace represents the American people’s shared values and commitment to peace around the world. We know that Peace is Security – it advances both U.S. and international security by preventing, managing and mitigating violent conflict.
We are an independent, non-partisan institution and are actively engaged with peacebuilding efforts around the world. Together we tackle the toughest problems and hold fast to the possibility of a more peaceful world. (To learn more about USIP programs and job openings, go to https://www.usip.org/about/careers.
If you have a passion for making the world a better place and want to have a front row seat to the world stage, USIP is the place for you.
JOB BRIEF
The Project Administrator will serve in Bogotá and will provide program and logistical support for USIP’s Citizen Security Dialogue (CSD) Colombia activity. In coordination with the Senior Project Director and the Project Officer, the Project Administrator will support the daily administrative and operational implementation of the CSD project and will support communication between local and national partnerships, and support and carry out in-country and regional activities.
The Project Administrator will report to the CSD Senior Project Director.
This is a Personal Services Contractor position for a host-country (Colombia Foreign National) contractor through August 31, 2022, based in Bogotá, with some regional and international travel required as COVID-19 public health restrictions allow.
RESPONSIBILITIES
Program and Administrative Support:
- Maintain and establish program databases, files, and contacts (filing systems, logs, mailing lists, etc.);
- Schedule meetings and activities;
- Conduct program-related research and writing as needed;
- Track security-related issues for travel and mobility to targeted municipalities;
- Liaise with USIP Office of Overseas Security on security issues for CSD team and be point person on security for the program.
- Support the development of the quarterly financial reports for the IAA partner;
- Participate in biweekly calls with DC CSD-LAP team;
- Support the management of the USIP CSD Project office in Bogota.
Procurement, Finance, Budget and Travel Support:
- Assist with contract management and execution including drafting and submitting contract language, completing contract requisitions, processing invoices, expenses, and receipts, and monitoring payment of contractors for services in coordination with LAP Administrative Assistant based in HQ;
- Generate quarterly budget and financial reports to help monitor Inter-Agency Agreement budget;
- Track and reconcile program budgets by recording and tracking transactions, obligating funds, processing travel authorizations, vouchers and expense reimbursements;
- Manage domestic and international travel and overnight accommodations for event participants;
- Complete administrative travel processes for domestic and international travel. Process travel authorizations, advances, cash request, travel vouchers, and expense reimbursements.
- Be available to travel within Colombia, as needed.
Event Development and Planning:
- Assist with drafting event text, agendas, panelist bios, background information, and develops informative descriptions of events for internal USIP staff members and external guests;
- Coordinate all logistical arrangements for program events, including reserving rooms, developing invitations, monitoring RSVPs, ordering food and supplies, arranging room set-up, and serving as the main point-of-contact for attendees;
- Coordinate meetings with national and local partners, develops agenda, takes notes as needed.
Research, Writing, Knowledge Management and Reporting:
- Conduct program-related research and writing as needed, including blogs, background papers, and concept notes;
- Support development of after-action reporting, quarterly and final reporting, tracking of programmatic decision-making, and capturing of institutional knowledge and lessons learned within USIP databases;
- Capture detailed notes and support drafting of event proceedings and reports for both internal and external audiences;
- Provide research and monitor political developments as requested;
- Translate documents from Spanish<>English as required.
Perform other duties as assigned.
QUALIFICATIONS
- BA in relevant field (international relations, conflict resolution, human rights or development) or equivalent experience. MA desired.
- 3+ years’ professional experience in peacebuilding, conflict resolution, citizen security, or other related field in Colombia.
- Experience of working closely with local communities and community-based organizations in Colombia.
- Demonstrated experience in project management, event coordination, financial oversight and reporting.
- Fluency in English and Spanish is required.
- Proven ability to work independently and effectively, as well as work well as part of a team.
- Willingness to travel within Colombia.
All USIP contract and employee positions are contingent upon the favorable completion of a suitability background investigation.
HOW TO APPLY
To be considered for this position, please submit a complete application package consisting of:
- Completed employment application including titles, dates of hire and salary requirements.
- Cover letter
- Resume
For questions about this position please email recruitment@usip.org. Do not send resumes or attachments to this email address.
Only those applicants that are selected for further discussions will be contacted.
No Phone Calls. Interviews will be scheduled by appointment only.
USIP is an equal opportunity employer. It is the policy and practice of USIP to offer equal employment opportunities to all qualified applicants and employees without regard to race, color, age, religion, national origin, sex, marital status, disability, veteran status, sexual orientation, gender identity, genetic information, HIV/AIDS status, political affiliations or belief, pregnancy, or any other characteristic protected by law.
Quienes somos
La paz es nuestro compromiso. El Instituto de Paz de los Estados Unidos representa los valores compartidos del pueblo estadounidense y su compromiso con la paz en todo el mundo. Sabemos que la paz es seguridad: promueve la seguridad tanto estadounidense como internacional al prevenir, gestionar y mitigar los conflictos violentos.
Somos una institución independiente y no partidista y participamos activamente en los esfuerzos de consolidación de la paz en todo el mundo. Juntos abordamos los problemas más difíciles y nos aferramos a la posibilidad de un mundo más pacífico.
(Para obtener más información sobre los programas de USIP y las ofertas de trabajo, visite https://www.usip.org/about/careers.
Si le apasiona hacer del mundo un lugar mejor y desea tener un asiento de primera fila en el escenario mundial, USIP es el lugar para usted.
RESUMEN:
El Administrador de Proyecto estará basado en Bogotá y proveerá apoyo programático y logístico para la actividad de USIP Diálogos en Seguridad Ciudadana (CSD) en Colombia. En coordinación con el Director de Proyecto Senior y el Oficial de Programa, el Administrador de Proyecto apoyará diariamente la implementación administrativa y operacional del proyecto CSD, apoyará la comunicación entre las alianzas locales y nacionales, y apoyará y llevará a cabo actividades regionales y nacionales.
El Administrador de Proyecto reportará al Director de Proyecto Senior de CSD.
Esta es una posición de tiempo completo hasta el 31 de agosto de 2022, basada en Bogotá, con algunos viajes regionales e internacionales requeridos mientras que las medidas de salud pública relacionadas al COVID-19 los permitan.
Esta es una posición de Contratista de Servicios Personales para un contratista (Nacional Extranjero de Colombia) del país receptor.
Responsabilidades
Apoyo Programático y Administrativo:
- Mantiene y establece las bases de datos del programa, archivos y contactos (sistemas de llenados, registros/bitácoras, listas de correos, );
- Programa reuniones y actividades;
- Realiza investigaciones y documentos relacionados con el programa a medida que se necesiten;
- Monitorea asuntos relacionados con seguridad para viajes y movilidad a los municipios focalizados;
- Actúa como enlace para la Oficina de Seguridad Exterior de USIP respecto a cuestiones de seguridad para el equipo de CSD y ser el punto de contacto de seguridad para el programa.
- Apoya el desarrollo de reportes financieros trimestrales para los socios de IAA;
- Participa en las llamadas quincenales del Proyecto CSD de USIP en Bogotá.
Contratación, Financiación, Presupuesto y Apoyo para Viajes:
- Asistir con la administración y ejecución de contratos incluyendo la redacción y presentación de textos para contratos, completar los requisitos del contrato, procesar facturas, gastos y recibos, y monitorear el pago de los contratistas por sus servicios en coordinación con el Asistente Administrativo de LAP basado en la sede principal;
- Generar reportes trimestrales de finanzas y presupuesto para ayudar a monitorear el presupuesto del Acuerdo Interinstitucional;
- Monitorear y reconciliar los presupuestos del programa mediante el registro y monitoreo de transacciones y fondos asignados, y procesar autorizaciones de viajes, comprobantes y reembolsos de gastos;
- Gestionar los viajes y hospedajes tanto nacionales como internacionales para los participantes de eventos;
- Completar los procesos administrativos para viajes domésticos e internacionales. Procesar autorizaciones de viaje, avances, solicitudes de efectivo, comprobantes de viaje y reembolsos de gastos;
- Estar disponible para viajar dentro de Colombia cuando sea necesario.
Desarrollo y Planeación de Eventos:
- Asistir con la redacción de textos relacionados al evento, agendas, biografías de los panelistas, información contextual, y desarrollar descripciones informativas de eventos para el uso interno del personal de USIP e invitados externos;
- Coordinar todos los arreglos logísticos para los eventos del programa, incluyendo reservar salones, desarrollar las invitaciones, monitorear los RSVP, ordenar comida y suplementos, organizar los salones de conferencias y servir como punto de contacto principal para los asistentes;
- Coordinar reuniones con aliados nacionales y locales, desarrollar la agenda, y tomar notas de ser necesario.
Investigación, Redacción, Manejo del conocimiento y Comunicación:
- Realizar investigaciones y redactar textos relacionados al programa cuando sea necesario, incluyendo blogs, documentos de contexto y notas conceptuales;
- Apoyar el desarrollo de reportes después de las acciones, reportes trimestrales y finales, monitoread las decisiones tomadas a nivel programático y capturar el conocimiento institucional y las lecciones aprendidas en las bases de datos de USIP;
- Tomar notas detalladas y apoyar la redacción de la ocurrencia de eventos y reportes tantos para audiencias internas como externas;
- Proveer investigaciones y monitorear acontecimientos políticos cuando sean requeridos;
- Traducir documentos de español a inglés y viceversa cuando sea requerida.
Realizar otras labores cuando sean asignadas.
CALIFICACIONES
- Pregrado en campos relevantes (relaciones internacionales, resolución de conflictos, derechos humanos o desarrollo) o experiencia relevante. Grado de Maestría es deseado.
- 3 años o más de experiencia profesional en Colombia en construcción de paz, resolución de conflictos, seguridad ciudadana u otros campos relacionados.
- Experiencia trabajando de cerca con comunidades locales y organizaciones comunitarias en Colombia.
- Experiencia demostrada en manejo de proyectos, coordinación de eventos y supervisión y reportaje financiero.
- Fluidez en español e inglés es requerida.
- Capacidad probada para trabajar de manera independiente y efectiva, así como para trabajar como parte de un equipo.
- Disposición para viajar dentro de Colombia.
Todos los contratos y puestos de empleados de USIP dependen de la finalización favorable de una investigación de antecedentes e idoneidad.
CÓMO APLICAR
Para ser considerado para este puesto, envíe un paquete de solicitud completo que consta de:
- Solicitud de empleo completa, incluidos títulos, fechas de contratación y requisitos salariales.
- Carta de presentación
- Reanuda
Si tiene preguntas sobre este puesto, envíe un correo electrónico a recruitment@usip.org. No envíe hojas de vida ni archivos adjuntos a esta dirección de correo electrónico.
Solo se contactará a los solicitantes que sean seleccionados para discusiones adicionales.
No hay llamadas telefónicas. Las entrevistas se programarán solo con cita previa.
USIP es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Es política y práctica de USIP ofrecer igualdad de oportunidades de empleo a todos los solicitantes y empleados calificados sin distinción de raza, color, edad, religión, nacionalidad, sexo, estado civil, discapacidad, condición de veterano, orientación sexual, identidad de género, genética. información, estado de VIH / SIDA, afiliaciones políticas o creencias, embarazo o cualquier otra característica protegida por la ley.
How to apply:
To apply for this position, please use the following URL: