Quiénes somos
La paz es nuestro compromiso. El Instituto de Paz de Estados Unidos representa los valores compartidos del pueblo estadounidense y su compromiso con la paz en todo el mundo. Sabemos que la paz es seguridad - hace avanzar tanto la seguridad de Estados Unidos como la internacional mediante la prevención, gestión y mitigación de los conflictos violentos.
Somos una institución independiente y no partidista y participamos activamente en esfuerzos de consolidación de la paz en todo el mundo. Juntos abordamos los problemas más difíciles y nos aferramos a la posibilidad de un mundo más pacífico. Para más información sobre los programas y ofertas de empleo del USIP, visite https://www.usip.org/about/careers.
Si te apasiona hacer del mundo un lugar mejor y quieres estar en primera fila en el escenario mundial, la USIP es tu lugar.
En abril de 2024, el Programa de América Latina (LAP) de la USIP lanzó el proyecto «Fomentando el apoyo ciudadano al Estado de Derecho» en San Salvador, El Salvador, en el marco de un Acuerdo Interinstitucional (IAA) con el Departamento de Estado de los Estados Unidos - Oficina de Asuntos Internacionales de Narcóticos y Aplicación de la Ley - por un período de tres años para aumentar el apoyo público al Estado de Derecho mediante la creación de redes de partes interesadas, la facilitación de diálogos entre ciudadanos y autoridades, la involucración del público en temas locales relacionadas con el Estado de Derecho y el desarrollo de jóvenes locales en habilidades en temas de construcción de paz y liderazgo.
El/la Especialista en Operaciones y Finanzas, con base en San Salvador y bajo la supervisión directa del Director Principal del Proyecto, gestiona las funciones administrativas y operativas en todas las áreas del proyecto para garantizar su eficiencia y eficacia. El papel del especialista incluye la planificación, supervisión y ejecución de tareas presupuestarias, financieras y administrativas, así como facilitar una comunicación y coordinación fluida entre los socios externos y el equipo del proyecto. Las responsabilidades se extienden a la prestación de apoyo diario y esencial en funciones administrativas, de recursos humanos, adquisiciones y finanzas. Esto incluye la gestión de diversos aspectos de las operaciones del proyecto para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos del USIP y de organizaciones asociadas.
RESUMEN DEL PUESTO
Finanzas y adquisiciones
* Supervisa el presupuesto del proyecto manteniendo informes financieros precisos para el proyecto, incluidos los estados de conciliación presupuestaria mensuales.
* Asiste al personal del proyecto en la planificación y gestión del presupuesto ayudando a elaborar presupuestos anuales para los componentes del proyecto general además de las actividades que lo componen y supervisando trimestralmente el índice de utilización.
* Ayuda al personal del proyecto a desarrollar contratos proporcionando orientación y editando las solicitudes y los requisitos contractuales.
* Introduce las solicitudes de contratos en la base de datos de contratación del USIP y gestiona la coordinación de las solicitudes y las aprobaciones de contratos con la sede central del USIP.
* Coordina con el equipo del proyecto el cumplimiento y la gestión de los contratos.
* Tramita las facturas y coordina con el departamento financiero las solicitudes de pago y reembolso.
* Garantiza que todos los documentos requeridos y la documentación necesaria está colgada y organizada en el sistema financiero, QuickBase.
* Coordina, prepara y presenta solicitudes de efectivo de país para mantener un flujo de caja adecuado.
* Supervisa el rastreador de gestión de activos para garantizar que todas las adquisiciones y enajenaciones de bienes del USIP se realizan y registran con precisión y de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
* Presenta solicitudes y recibos a través del sistema de gestión financiera del USIP.
* Tramita autorizaciones de viaje, anticipos, viaticos, reembolsos y otros gastos relacionados con los viajes.
* Gestiona el fondo de caja para gastos menores de la oficina supervisando la recaudación, salvaguarda, dispersión y conciliación de todo el efectivo de la oficina.
* Apoya los procesos de contratación e incorporación según sea necesario. Se mantiene al día de las políticas, procesos y procedimientos financieros del USIP y responde a preguntas relacionadas a los procedimientos y normas administrativas generales.
Apoyo programático:
* Gestiona el trabajo diario de apoyo operativo relacionado con la ejecución del proyecto.
* Proporciona apoyo y consulta para la planificación del proyecto y realiza un seguimiento local de cualquier novedad administrativa o jurídica pertinente que afecte a la ejecución del proyecto.
* Coordina la recopilación, compilación y edición de informes para la revisión y aprobación del Director del Proyecto.
Administración y logística
* Proporciona apoyo administrativo y logístico para los eventos y reuniones públicos y privados de USIP en San Salvador.
* Sirve de enlace entre los proveedores logísticos, el personal de USIP, invitados y socios para coordinar y elaborar agendas de viaje, tramitar los bonos de viaje y facilitar cualquier servicio o necesidad adicional.
* Programa reuniones y actividades internas.
* Gestiona el calendario del proyecto, incluyendo el del Director Principal del Proyecto.
* Gestiona la organización y conservación de documentos en el SharePoint del proyecto.
* Traduce documentos sencillos entre inglés y español.
* Mantiene el inventario de la oficina y las existencias de material y equipos de oficina.
* Mantiene y supervisa el rastreador de gestión de activos para garantizar que todas las adquisiciones y enajenaciones de bienes del USIP se ejecutan y registran con precisión y de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos.
* Coordina los procesos de contratación con los colegas de DC.
Realiza otras tareas que se le asignen.
CUALIFICACIONES
* Licenciatura en administración de empresas, finanzas, contabilidad o campo relacionado.
* Se requiere de cinco a siete años de experiencia empresarial o administrativa relacionada y familiaridad con las prácticas generales de personal, los procedimientos de administración y finanzas, el seguimiento y la adquisición de presupuestos y la coordinación de las principales actividades de oficina.
* Conocimiento de contabilidad de proyectos y sistemas financieros como QuickBooks.
* Excelentes aptitudes para el mantenimiento de registros y atención al detalle.
* Dominio nativo de la lengua española, excelente expresión oral y escrita en inglés.
* Conocimiento avanzado de Microsoft Office, especialmente de Word, Outlook y Excel.
* Excelentes habilidades de redacción y comunicación.
* Excelentes habilidades en gestión del tiempo, priorización del trabajo y cumplimiento de plazos.
* Capacidad demostrada para desarrollar relaciones de trabajo eficaces. Fuertes habilidades interpersonales, incluyendo en la comunicación intercultural.
* Mucha motivación y espíritu de emprendedor.
* Alta atención al detalle.
Todos los puestos contractuales y de empleado de USIP están sujetos a la finalización favorable de una investigación de antecedentes de idoneidad.
CÓMO PRESENTAR LA SOLICITUD
Para ser considerado para este puesto, envíe un paquete de solicitud completa que incluya
- Solicitud de empleo completa, incluyendo títulos, fechas de contratación y requisitos salariales.
- Carta de presentación
- Curriculum vitae
*Se recibirá solicitudes hasta el viernes 14 de junio a las 11:59 PM hora de Washington DC
Sólo nos pondremos en contacto con los candidatos seleccionados.
No se admiten llamadas telefónicas. Las entrevistas se programarán únicamente con cita previa.
USIP es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. USIP no discrimina en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo (incluyendo embarazo, identidad de género y orientación sexual), origen nacional, afiliación política, estado civil, discapacidad, información genética (incluyendo historial médico familiar), edad, pertenencia a una organización laboral, represalias, situación parental, servicio militar u otros factores no basados en el mérito.
How to apply
To apply for this position, please use the following URL:
https://ars2.equest.com/?response_id=04c28db37081283f057fd6d535b7276b